Je nach Unternehmensgröße fallen wenige oder viele Eingangsrechnungen an. Gerade in großen Unternehmen kann man leicht den Überblick verlieren: Wer hat was bestellt? Wer sollte prüfen, ob die Rechnung korrekt ist? Wann müssen Rechnungen spätestens bezahlt werden, damit Skonti ausgenutzt werden können? Wie wird der Aufbewahrungsfrist genüge getan? Und wie findet man bestimmte Rechnungen im Archiv wieder?
Ein Rechnungseingangsbuch kann bei vielen dieser Fragen Abhilfe schaffen. Zwar besteht keine gesetzliche Verpflichtung, ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Dennoch sprechen viele Gründe dafür, es zu tun – am besten direkt digital. Ein digitales Rechnungseingangsbuch unterstützt beim gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung: von der Erfassung über die Prüfung und Kontierung bis hin zur Archivierung.
Sobald eine Rechnung bei Ihnen eingeht – sei es auf dem Postweg, per Fax oder per E-Mail – kann sie mithilfe eines digitalen Rechnungseingangsbuchs weiterverarbeitet werden. Rechnungen in Papierform müssen dazu gescannt werden, PDF-Dateien können hingegen einfach importiert werden. Ihr digitales Rechnungseingangsbuch liest dann automatisch alle Daten aus der Rechnung aus: Mandant, Kreditor, Belegnummer, Datum, Beträge…
Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL überzeugt dabei durch die integrierte, hochwertige optische Texterkennung (oder auch „optical character recognition“, kurz OCR), die Ihre Daten zuverlässig ausliest. Sie werden dieses Feature nicht mehr missen wollen!
✔ Sie müssen die Daten nicht mehr von Hand eingeben – das ist bequem, spart Zeit und Fehler durch die Übertragung werden vermieden
✔ Das Programm kann die Bankverbindung des Kreditors mit den Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware abgleichen – Unstimmigkeiten werden direkt erkannt
✔ Die Software erkennt automatisch doppelt vergebene Belegnummern – die doppelte Zahlung von Rechnungen wird dadurch zuverlässig verhindert und Sie sparen bares Geld
Bei der Prüfung einer Eingangsrechnung stellt sich, salopp gesprochen, zunächst einmal die Frage: Was muss auf eine Eingangsrechnung überhaupt drauf? Welche Pflichtangaben muss eine Eingangsrechnung enthalten, damit sie korrekt weiterverarbeitet werden kann?
✔ Name und Anschrift (sowohl des Leistungsbringers als auch des Leistungsempfängers)
✔ Bankverbindung
✔ Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer
✔ Ausstellungsdatum
✔ Fortlaufende Rechnungsnummer
✔ Art oder Umfang der Leistung bzw. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
✔ Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
✔ Nettobetrag
✔ Vereinbarte Minderungen des Entgelts, z. B. Skonto
✔ Hinweis auf Steuerbefreiung
✔ Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Vorschriften, daher sind hier weniger Pflichtangaben erforderlich.
Eingangsrechnungen werden im Regelfall von derjenigen Person geprüft, die die jeweilige Dienstleistung oder das jeweilige Produkt eingekauft hat. Daher sind am Vorgang der Rechnungsprüfung häufig mehrere Personen oder gar Abteilungen beteiligt. Je nach Unternehmensgröße können sich hier zeitliche Verschiebungen ergeben, wenn beispielsweise einer der Prüfer in Urlaub ist oder einfach vergisst, sich die Rechnung anzuschauen. In manchen Fällen dauert es mehrere Wochen, bis eine Rechnung bearbeitet ist.
Je länger der Prüfvorgang dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass Skonti nicht ausgenutzt werden können. Im schlimmsten Fall kann es sogar passieren, dass Mahngebühren fällig werden. Durch einen effizienteren Prüfungsvorgang kann also viel Geld gespart werden!
Hier kommt wieder das digitale Rechnungseingangsbuch ins Spiel. Sie können Rechnungen direkt in der Software dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen, der dann benachrichtigt wird. Die Software weist automatisch auf Deadlines hin (beispielsweise bei Skonti). Auf diese Art und Weise kann leichter der Überblick über alle noch zur Prüfung ausstehenden Rechnungen behalten werden. Zusätzlich wird der Vorgang immens beschleunigt: In manchen Unternehmen kann die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsbuchs den Vorgang der Rechnungsprüfung um mehrere Wochen verkürzen!
Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL zeichnet sich durch einen integrierten Workflow-Designer aus, der es Ihnen erlaubt, alle Schritte der Rechnungsverarbeitung genau festzulegen. consolvo-XL erinnert Sie selbstverständlich an alle Schritte, die noch ausstehen. Sie können also Ihren „Wunsch-Prozess“ ganz einfach in der Software umsetzen. Die Zeiteinsparung, vor allem in Bezug auf die Rechnungsprüfung, wird sich dann ganz von alleine einstellen!
✔ Sie behalten stets den Überblick über alle Rechnungen, die gerade bei verschiedenen Prüfern „in Umlauf“ sind
✔ Sie können Skonti zuverlässig ausnutzen und so viel Geld sparen
✔ Sie vermeiden Mahngebühren und müssen nicht mehr zahlen als nötig
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Eingangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt dabei mit Schluss des Kalenderjahres (siehe § 257 Abs. 5 HGB). Das bedeutet allerdings, dass das Archiv im Laufe der Zeit einen beeindruckenden Umfang annimmt. Werden Rechnungen in Ordnern archiviert, gestaltet sich das Wiederfinden von älteren Rechnung schwierig und zeitaufwendig. Außerdem nehmen die Ordner viel Platz weg.
Ein digitales Archiv hat mehrere Vorteile. Erstens nimmt es weniger Platz weg, da die Rechnungen nicht in physischer Form, sondern nur digital aufbewahrt werden. Zweitens können Rechnungen mithilfe von Schlagworten oder Datumsangaben schneller wiedergefunden werden – jede Rechnung ist nur ein paar Klicks entfernt. Drittens können weitere Dokumente wie Belege oder der E-Mail-Verkehr, die eine bestimmte Rechnung betreffen, bei der Rechnung abgelegt werden. So haben Sie automatisch auch immer Zugriff auf alle zur Rechnung archivierten Dokumente – ohne sie erst mühsam ausdrucken und abheften zu müssen.
Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL verfügt über eine ausgereifte Volltext-Suchfunktion: Das bedeutet, Sie finden Rechnungen auch dann wieder, wenn Sie sich nicht mehr an den Namen des Kreditors oder an das Datum erinnern. Ein beliebiges Wort aus dem Rechnungstext genügt.
✔ Mehr Platz im Büro dank des papierlosen und selbstverständlich revisionssicheren Archivs von consolvo-XL
✔ Schnellere Auffindbarkeit von (älteren) Rechnungen, falls etwas nachgeprüft werden muss
✔ Sie sind jederzeit vorbereitet, falls der Prüfer kommt und eine bestimmte Eingangsrechnung sehen will
Das digitale Rechnungseingangsbuch hat viele Vorteile und erleichtert das Verarbeiten von Eingangsrechnungen immens. Dennoch scheuen viele Anwender davor zurück, ein digitales Rechnungseingangsbuch einzuführen – und zwar aus einem einfachen Grund: Sich umzugewöhnen, ist immer eine Herausforderung.
Doch auch hier ist unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL einen Schritt voraus: Auch in der Software ist „arbeiten wie auf Papier“ möglich! Wie gewohnt, können auf den Dokumenten Stempel oder Haken aufgebracht werden. Auch das Hinterlassen von Notizen ist möglich. Im Gegensatz zur analogen Variante werden in der Software aber alle Änderungen mit Handzeichen dokumentiert, sodass auch später noch nachvollzogen werden kann, wer welche Änderung, Markierung oder Notiz hinterlassen hat.
Wenden Sie sich gerne an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular (siehe unten)! Wir stellen Ihnen weitere Informationen zusammen oder vereinbaren einen individuellen Präsentationstermin – inhouse bei uns oder bei Ihnen vor Ort!
Schreiben Sie uns
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular.
Revolutionieren Sie mit consolvo-XL Ihren Rechnungseingang! Die Erfassung, Verwaltung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen war noch nie so einfach.
Trigemis ist eine Marke der
Trigemis GmbH, Kettelerstraße 5-11, 97222 Rimpar
E-Mail: info@trigemis.de,vertrieb@trigemis.de