Pflichtangaben für
Eingangsrechnungen

Das Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG) regelt, welche Pflichtangaben eine Eingangsrechnung enthalten muss. Dabei wird unterschieden zwischen Eingangsrechnungen bis 250 Euro brutto und Eingangsrechnungen über 250 Euro brutto. Für Erstere, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, gelten erleichterte Vorschriften, weswegen sie weniger Angaben enthalten müssen.

§ 14, Absatz 4 UStG listet die Angaben auf, die eine Rechnung beinhalten muss:

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe ‚Gutschrift‘.“

Bei der Kleinbetragsrechnung müssen folgende Angaben nicht enthalten sein: Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, die Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Außerdem gibt es bestimmte Ausnahmefälle, in denen Pflichtangaben auf Rechnungen wegfallen. Ist derjenige, der die Rechnung ausstellt, Kleinunternehmer, muss keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, weil Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind (geregelt wird diese Ausnahme in § 19 UStG). Allerdings muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten.

Wieso ist es wichtig,
die Angaben auf den Rechnungen zu kontrollieren?

Es ist wichtig, dass Eingangsrechnungen alle Angaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug vom Unternehmen geltend gemacht werden kann. Im schlimmsten Fall kann es bei fehlenden Angaben sogar dazu kommen, dass das Finanzamt sich dazu entschließt, die Eingangsrechnung nicht als Betriebsausgabe anzuerkennen. Wenn man also Steuernachzahlungen vermeiden möchte, sollte man die Eingangsrechnungen immer direkt auf Pflichtangaben kontrollieren. Falls nicht alle Pflichtangaben enthalten sind, sollte man beim Leistungserbringer bzw. Lieferanten nachfragen und eine korrigierte Version der Rechnung anfordern.

Checklisten für den Rechnungseingang
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