Aufgrund der COVID-19-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice zu schicken. Dieser Schritt war zweifelsohne notwendig, aber nicht unbedingt für alle Unternehmen einfach.

Worin liegt das? Viele Abteilungen arbeiten nur zum Teil digital, während andere Aufgaben analog bearbeitet werden – und das kann in einer solchen Situation zum Problem werden.

Wir möchten Ihnen in diesem Blogbeitrag die Vorteile aufzeigen, die eine Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs mit sich bringt. Und zwar nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft.

Erstens: Ihr Unternehmen bleibt handlungsfähig

Die aktuelle Krise zeigt einmal mehr einen der unschlagbaren Vorteile der Digitalisierung auf: Dezentrales Arbeiten wird zum Kinderspiel.

Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter räumlich getrennt sind, weil sie an verschiedenen Standorten arbeiten oder eben, weil sie im Homeoffice sind: Digitale Lösungen ermöglichen eine kontinuierliche Zusammenarbeit auch über große Distanzen hinweg.

Einfach, schnell, sicher. Und vor allem: ohne Umwege (wie beispielsweise den Postweg).

Mit unserem Rechnungseingangsbuch consolvo-XL können Ihre Mitarbeiter Eingangsrechnungen von überall aus prüfen: im Zug, im Homeoffice oder auf dem Weg zum nächsten Meeting.

Zweitens: Sie sparen unheimlich viel Zeit

Belegdaten von Hand abtippen, Papierrechnungen per Post von Standort zu Standort schicken, darauf warten, dass Prüfer B endlich wieder aus dem Urlaub zurückkommt… Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Indem Sie den Rechnungseingang digitalisieren, entlasten Sie Ihre Buchhaltungsabteilung massiv: Belegdaten werden automatisch ausgelesen, digitale Rechnungen erreichen den Prüfer in Sekundenschnelle und nach Ablauf einer bestimmten Frist treten automatisch Vertretungsregelungen in Kraft.

Und weil Sie dank der Software alle Bearbeitungsschritte im Blick haben und Aufgaben zielgerichtet zuweisen können, vermeiden Sie zeitraubende Doppeltätigkeiten.

Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL verfügt nicht nur über eine der besten Texterkennungen auf dem Markt, sondern auch über ein revisionssicheres Archiv mit Volltextsuche (gesucht, gefunden in Sekunden!) und vollständig konfigurierbare Workflows, die haargenau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Sie möchten spezifische Vertretungsregelungen oder zusätzliche Freigabeschritte integrieren? Kein Problem!

Drittens: Sie vermeiden Fehler

Szenario 1: Der Prüfer ist in Urlaub, die Rechnung bleibt unbemerkt wochenlang auf dem Schreibtisch liegen und Skonti können nicht ausgenutzt werden. Oder, schlimmer noch: Letztendlich werden Mahngebühren fällig.

Szenario 2: Weil der Überblick über die Eingangsrechnungen fehlt, wird eine Rechnung aus Versehen doppelt bezahlt.

Solche Fehler sind ärgerlich und gehen auf lange Sicht auch richtig ins Geld. Die Digitalisierung des Rechnungseingangs kann dazu beitragen, solche Fehler zu vermeiden, beispielsweise, indem automatisiert an näher rückende Zahlungsfristen erinnert wird.

Lösung für Szenario 1: Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL liest Zahlungsfristen automatisch aus und erinnert Sie an offene Aufgaben. Wenn ein Prüfer zu lange nicht reagiert, wird automatisch die Vertretung informiert, damit keine Verzögerung eintritt.

Lösung für Szenario 2: Die intelligente Automatik erkennt Dopplungen und verhindert so zuverlässig das doppelte Bezahlen von Eingangsrechnungen.

Viertens: Sie optimieren Ihren gesamten Prozess

In vielen Unternehmen ist der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung mehr oder weniger organisch gewachsen. Bei einem geringen Belegaufkommen fallen Schwachstellen im Prozess noch nicht ins Gewicht. Sobald sich das Rechnungsaufkommen vergrößert, kann es aber zu Fehlern kommen.

Daher bietet es sich an, bei der Einführung eines elektronischen Rechnungseingangsbuches die Ablauforganisation des Rechnungseingangs ganz genau unter die Lupe zu nehmen: An welchen Stellen kommt es zu Blindleistungen, Redundanzen oder Zeitverzögerungen? Und wie kann man diese Schwachpunkte mithilfe der Software optimieren?

consolvo-XL verfügt über einen Workflow-Designer, mit dem die digitale Umsetzung Ihres optimierten Prozesses zum Kinderspiel wird. Die Workflows können vollständig konfiguriert werden – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Besonders viel Zeit beim Bearbeitungsprozess sparen Unternehmen nach der Einführung von consolvo-XL bei der Indexierung der Rechnungen, bei der Rechnungsprüfung und bei der Archivierung – erreicht wird diese Zeitersparnis durch eine Automatisierung des Prozesses und das Minimieren der Fehlerquote.

Fünftens: Sie sind immer bestens auf eine Prüfung vorbereitet

Auch digitale Bücher müssen gesetzliche bestimmte Anforderungen erfüllen. In einem im Jahr 2014 veröffentlichten Schreiben („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GOBD) werden die Anforderungen genau definiert. Diese Grundsätze müssen beachtet werden:

⇒ Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
⇒ Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit)

Mit unserem Rechnungseingangsbuch consolvo-XL steht einer automatisierten, revisionssicheren Ablage der Eingangsrechnungen nach GOBD nichts mehr im Wege.

Dank der automatischen Prozessdokumentation können alle im Programm vollzogenen Schritte nachvollzogen und nachgeprüft werden. Rechnungen, die einmal im revisionssicheren Archiv abgelegt wurden, können im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Und dank Volltextsuche finden Sie Belege in Sekundenschnelle wieder, wenn es Unklarheiten gibt.

Funktionen und Features auf einen Blick

Unser Rechnungseingangsbuch consolvo-XL verfügt über eine Vielzahl an Features und Funktionen, die Ihren Rechnungseingangsprozess maßgeblich verbessern und vor allem verkürzen. Überzeugen Sie sich selbst:

✔ Integrierter Workflow-Designer: Vollständig konfigurierbare Workflows ohne Programmierkenntnisse
✔ Revisionssicheres Archiv mit Volltextsuche: Finden Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle wieder
✔ Automatische Belegerkennung: Nie mehr Belegdaten von Hand eingeben!
✔ Buchhaltungs- und ERP-Integration: Nie mehr Daten mehrfach erfassen!
✔ Bereits integrierte Schnittstellen: MS Dynamics NAV, DIAMANT Rechnungswesen, DATEV Rechnungswesen, SAGE Office Line, MICOS Revio, SYSKA SQL Rewe, ProFi, EURO FIBU, GETECO contura, MESONIC WinLine, SAP
✔ Komfortable E-Mail-Integration: Versenden Sie E-Mails an Lieferanten direkt aus dem Programm heraus
✔ Automatische Prozessdokumentation: Alle Zugriffe, Prozesse und Anmerkungen werden automatisch dokumentiert
✔ Integration in Ihr Dokumentenmanagement: consolvo-XL kann alle relevanten Daten und Dokumente übergeben
✔ Arbeiten wie auf Papier: Bringen Sie Kontierungsstempel auf die Rechnung auf und verwenden Sie Textmarker und Haken

Sie möchten consolvo-XL in Ihrem Unternehmen einführen? So geht’s!

Schritt 1: Kick-off-Termin mit dem Projektleiter

Der Kick-off-Termin markiert den Start des Projekts. Sie lernen Ihren persönlichen Projektleiter im Rahmen eines Online-Termins kennen und klären mit ihm zusammen, wie der zukünftige Workflow aussehen soll, welche Abteilungen miteinbezogen werden müssen und welche firmenspezifischen Besonderheiten es gibt.

Schritt 2: Konfiguration der Software

Nachdem beim Kick-off alles Wichtige besprochen wurde, kann die Software konfiguriert und individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Schritt 3: Schulung der Anwender

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können Schulungstermine vereinbart werden. Je schneller Ihre Mitarbeiter geschult sind, desto früher können Sie loslegen! Dank eLearning-Inhalten können auch große Gruppen einfach und schnell online geschult werden.

Jetzt Präsentationstermin vereinbaren

Wir zeigen Ihnen die Software natürlich gerne auch live! Wenden Sie sich an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 88 88 4 22, um einen komfortablen Online-Präsentationstermin zu vereinbaren. Alternativ können Sie natürlich auch gerne eine E-Mail an consolvoxl@trigemis.de schreiben.